07. Juli 2026 | Wissen
Betriebsprüfung: Welche digitale Kommunikation müssen Unternehmen vorlegen?
Die digitale Kommunikation gehört zum Geschäftsalltag. Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Vertragsabsprachen werden heute überwiegend per E-Mail abgewickelt. Doch was gilt im Falle einer Betriebsprüfung? Eine aktuelle Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) schafft Klarheit: E-Mails mit steuerlicher Relevanz können von der Finanzverwaltung angefordert werden.
E-Mails sind oft aufbewahrungspflichtig
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass vor allem Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden müssen. Tatsächlich können jedoch auch E-Mails als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten. Entscheidend ist nicht die Form der Kommunikation, sondern ihr Inhalt.
Enthält eine E-Mail Informationen zur Vorbereitung, Durchführung oder Abwicklung eines Geschäftsvorgangs, unterliegt sie grundsätzlich der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Sind die relevanten Informationen ausschließlich im Anhang enthalten, muss zumindest dieser archiviert werden. Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
Das gilt nicht nur für E-Mails. Auch geschäftliche Kommunikation über Messenger-Dienste wie WhatsApp oder Direktnachrichten über Plattformen wie Instagram kann aufbewahrungspflichtig sein, wenn sie steuerlich relevante Inhalte enthält. Entscheidend ist auch hier nicht der Kommunikationskanal, sondern der Inhalt der Nachricht.
Was bedeutet das für eine Betriebsprüfung?
Im Rahmen einer Außenprüfung darf das Finanzamt aufbewahrungspflichtige E-Mails einsehen und – sofern sie elektronisch gespeichert sind – auch in maschinell auswertbarer Form anfordern. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Daten so zu organisieren, dass steuerlich relevante Informationen bereitgestellt werden können.
Die gute Nachricht: Nicht jede E-Mail muss offengelegt werden. Unternehmen dürfen E-Mails ohne steuerliche Relevanz vor der Übergabe aussortieren. Damit bleibt die Einsicht auf die tatsächlich erforderlichen Unterlagen beschränkt.
Ebenfalls wichtig: Nach der aktuellen BFH-Entscheidung darf die Finanzverwaltung kein vollständiges E-Mail-Gesamtjournal verlangen. Ein solcher umfassender Überblick über die gesamte E-Mail-Kommunikation gehört nicht zu den gesetzlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.
Digitale Archivierung schafft Sicherheit
Eine strukturierte digitale Archivierung erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern reduziert auch den Aufwand im Falle einer Betriebsprüfung. Moderne Cloud-Lösungen und digitale Dokumentenmanagementsysteme helfen dabei, steuerlich relevante Unterlagen sicher, nachvollziehbar und gesetzeskonform aufzubewahren. So schaffen Sie Transparenz und sind für zukünftige Prüfungen bestens vorbereitet.
Unsere Empfehlung für die Praxis
Die aktuelle BFH-Entscheidung macht deutlich: Unternehmen sollten ihre Archivierungsprozesse regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass steuerlich relevante Kommunikation ordnungsgemäß aufbewahrt wird. Dabei geht es längst nicht mehr nur um E-Mails. Auch geschäftliche Nachrichten über WhatsApp, Instagram oder andere Messenger-Dienste können aufbewahrungspflichtig sein, wenn sie steuerlich relevante Inhalte enthalten.
Besonders relevant ist dies für Unternehmen, Influencer*innen und Content Creator, bei denen geschäftliche Absprachen häufig direkt über Social-Media-Plattformen erfolgen. Hier sollten Archivierungs- und Dokumentationsprozesse entsprechend angepasst werden.
Als spezialisierte Steuerberatung für Influencer*innen, Content Creator und Unternehmen der Creator Economy unterstützt burgenta Sie dabei, digitale Geschäftsprozesse und Kommunikationswege rechtssicher zu gestalten.
Sie haben Fragen zur digitalen Archivierung oder möchten Ihre Prozesse prüfungssicher gestalten?
burgenta unterstützt Sie gerne persönlich, digital und passgenau. Bitte beachten Sie, dass dieser Beitrag eine individuelle steuerliche Beratung nicht ersetzen kann.
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