8. April 2021
10 schnelle Tipps zur Digitalisierung
Manche Begriffe, deren Verwendung ursprünglich dazu gedacht war, Berührungsängste zu überwinden und Möglichkeitsräume zu schaffen, entwickeln eine Eigendynamik. Was als Hilfestellung gedacht war, erscheint auf einmal abstrakt und kompliziert. Digitalisierung oder auch digitale Transformation sind solche Begriffe. Da kann es hilfreich sein, die sogenannten kleinen Dinge, aus denen das große Ganze besteht, konkret beim Namen zu nennen. Der Nutzen der Digitalisierung erschließt sich schneller, es wird ersichtlich wie einfach, unkompliziert und vor allem hilfreich digitale Technik im Kern ist, wenn sie als Vielzahl handfester Möglichkeiten sichtbar wird. Darum haben wir im Folgenden zehn Tipps zusammengefasst, die Ihre Arbeit im Handumdrehen erleichtern und Wege aufzeigen, wie Digitalisierung gewinnbringend für Ihr Unternehmen umgesetzt werden kann.
1. Outlook & Co
E-Mail und Kalender-Programme sind Kommunikations- und Planungstools in Einem. Mit dem Terminplanungsassistenten lassen sich Meetings, Telefonkonferenzen und wichtige Ereignisse übersichtlich und verlässlich organisieren, synchronisieren (z. B. Smartphone mit Laptop) und abrufen. Viele Aufgaben, die früher ein*e Assistent*in oder ein*e Sekretär*in übernommen haben, können so bequem zu jeder Zeit und an jedem Ort erledigt werden. Vergessene Termine und übersehene Ereignisse gehören der Vergangenheit an.
2. Zoom & Co.
Einfach zu nutzende Videokonferenzsysteme für Video-Calls wie Zoom, Google Meet, Slack oder Skype erleichtern das operative Geschäft. Auch in post-pandemischen Zeiten jenseits des Homeoffice können digitale Treffen, Präsentationen und Besprechungen – ob mit einer oder vielen Personen – digital stattfinden. Man muss sich nicht immer persönlich treffen, denn mit diesen Tools lässt sich auch aus der Distanz jederzeit auf einer persönlichen Ebene kommunizieren – mit viel Zeitersparnis und ohne Aufwand.
3. DATEV Unternehmen Online, LexOffice & Co.
Ganz egal, wie gut Akten und Belege in Papierform aufbewahrt, archiviert und geordnet werden – spätestens wenn man das erste Mal einen wichtigen, digital gespeicherten Beleg des Unternehmens innerhalb weniger Minuten auffindet und dafür nichts anderes tun musste als bei einer normalen Google-Suche auch, wird sich ein Glücksgefühl einstellen, mit dem keine Suche in analogen Ordnern mithalten kann. Dank OCR-Software, die mittels automatisierter Texterkennung selbst innerhalb von Bildern suchen kann, lassen sich darüber hinaus beispielsweise Überweisungen schnell und leicht erledigen.
4. Smartphones und Tablets
Der unternehmerische Mehrwert, der sich aus der Nutzung von iPads, Tablets und Smartphones ergibt, kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Immer noch haftet diesen – von den Kapazitäten und Möglichkeiten längst auf dem Niveau von Laptops und Rechnern angekommenen – digitalen Helfern der Ruf von Spielzeugen an, die allein der Unterhaltung dienen. Die unmittelbare Nützlichkeit dieser effizienten und vielseitig nutzbaren Werkzeuge ist jedoch enorm. Nicht umsonst steht „Smart“ bei diesen Supercomputern (mit denen man auch telefonieren kann) groß geschrieben ganz vorn.
5. Programme und Kommunikation
Es lohnt generell, sich ein wenig Zeit zu nehmen, um die Möglichkeiten von Programmen zu entdecken, anstatt sie als notwendig, aber ungeliebt (und damit ungenutzt) nebenbei mitlaufen zu lassen. Allein eine einfache Maßnahme wie das Anlegen verschiedener E-Mail-Adressen, um die interne und externe Kommunikation Ihres Unternehmens übersichtlich zu organisieren und zielführend zu filtern, wird am Ende des (Arbeits-)Tages zu einem Zeitgewinn führen, der jetzt und in Zukunft dauerhaft den investierten Zeitaufwand bei Weitem übertrifft.
6. Status Quo und Dynamik
Ihr Unternehmen entwickelt sich dynamisch. Ebenso wie digitale Technik und die aus ihr entstehenden Möglichkeiten. Setzen Sie sich ein bis zwei Termine im Jahr, an denen die bestehenden Strukturen auf den Prüfstand gestellt werden. Was kann verbessert werden? Insbesondere für den Bereich des Rechnungswesens stehen wir Ihnen als Berater für solche Termine gern zur Seite.
7. Technik und Standard
Eine einfache, aber grundsätzliche und wesentliche Fragestellung, die für alle Bereiche eines Unternehmens positive Antworten bietet, ist: Was kann durch Technik standardisiert werden? Denn es gibt in allen Bereichen und Abteilungen Potenzial zur Optimierung, das mit den richtigen Fragen ausgeschöpft werden kann. Wo könnte Digitalisierung in Form einiger weniger Maßnahmen Abläufe optimieren, Arbeitsschritte erleichtern und Prozesse passgenauer lenken?
8. Beratung und Produkte
Das aktuelle Angebot von Berater*innen, die Vorschläge erarbeiten und digitale Produkte vorstellen, ist ebenso vielfältig wie groß – und in der Präsentation meist kostenlos. Nutzen Sie das Angebot, um sich eine bessere Übersicht zu verschaffen und in aller Ruhe zu entscheiden, ob und welche Produkte und Beratungsleistungen Sie in Anspruch nehmen möchten, weil sie einen Mehrwert für Ihr Unternehmen, Ihre Kund*innen und Ihre Mitarbeiter*innen schaffen.
9. Digitalisierung und Förderung
Die Förderung von Digitalisierungskosten ist aktuell im Rahmen der „Corona-Überbrückungshilfe III“ möglich. Es gibt Fördermittel des Bundes und der Länder. Prüfen Sie, ob diese für Sie und Ihr Unternehmen in Frage kommt. Denn ob Aufbau oder Erweiterung eines Online-Shops, Erstattung der Eintrittskosten bei großen Plattformen, SEO-Maßnahmen zur besseren Auffindbarkeit, Kompetenz-Workshops oder andere Maßnahmen: Es werden einmalig bis zu 20.000 Euro als erstattungsfähig anerkannt.
10. Leichtigkeit und Chancen
Am Ende schlagen wir noch einmal den Bogen zum Anfang. Denn das Wichtigste ist und bleibt, die Möglichkeiten der Digitalisierung für Sie, Ihre Mitarbeiter*innen und das Unternehmen zu erkennen.
Lassen Sie sich unbefangen auf die Dynamik aktueller Veränderungen ein, betrachten proaktiv, positiv und gemeinsam die Digitalisierung als das, was sie ist: eine Chance, Zeit, Geld und Aufwand zu sparen und ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Jetzt mehr zu unseren digitalen Vorteilen oder unserer Digitalisierungsberatung erfahren.
