29. April | Wissen
Bewirtungskosten richtig absetzen – das gilt 2025
Bewirtungskosten entstehen in vielen Unternehmen regelmäßig im Rahmen ihrer geschäftlichen Aktivitäten. Um Risiken bei Betriebsprüfungen zu vermeiden und steuerliche Vorteile rechtssicher zu nutzen, sollten Unternehmen die geltenden Anforderungen für den steuerlichen Abzug genau kennen. Die wichtigsten Infos haben wir hier für Sie zusammengefasst.
Was zählt zu den Bewirtungskosten?
Bewirtungskosten umfassen sämtliche Ausgaben für Speisen, Getränke und Genussmittel – unabhängig davon, ob diese in Restaurants, über Lieferservices oder im Supermarkt beschafft wurden. Auch Nebenkosten wie Trinkgelder oder Garderobengebühren gehören dazu.
Findet die Bewirtung hingegen in Einrichtungen statt, in denen nicht die Verabreichung von Speisen und Getränken im Vordergrund steht (z. B. Nachtclubs oder Varietés), überwiegt der private Charakter. In solchen Fällen ist ein steuerlicher Abzug ausgeschlossen.
Wann sind Bewirtungskosten steuerlich abziehbar?
Geschäftlich veranlasste Bewirtungen – etwa mit Kund*innen oder Geschäftspartner*innen – dürfen zu 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die verbleibenden 30 % gelten als nicht abzugsfähig, da sie pauschal als private Haushaltsersparnis gewertet werden. Diese Regelung gilt auch dann, wenn Unternehmer*innen selbst an der Bewirtung teilnehmen.
Allgemein betrieblich veranlasste Bewirtungen, zum Beispiel im Rahmen von Betriebsfeiern oder internen Schulungen, können in voller Höhe geltend gemacht werden. Gleiches gilt für repräsentative Veranstaltungen wie Firmenbesichtigungen.
Was ist bei der Dokumentation zu beachten?
Die Finanzverwaltung stellt hohe Anforderungen an die Nachweise. Eine maschinell erstellte und registrierte Rechnung muss unter anderem folgende Angaben erhalten:
- Name der Gaststätte
- Leistungsdatum
- Aufschlüsselung der verzehrten Speisen und Getränke
- Namen aller teilnehmenden Personen
Zusätzlich muss ein Eigenbeleg mit Ort, Datum, Anlass und den Teilnehmenden erstellt und unterschrieben werden. Dieser sollte zeitnah und nicht erst nachträglich erstellt werden.
Für digitale oder digitalisierte Belege gelten spezielle Anforderungen, zum Beispiel elektronische Unterschriften oder Genehmigungen sowie eine lückenlose Dokumentation der Bearbeitungszeitpunkte.
Besonderheiten für Beschäftigte
Auch Arbeitnehmer*innen können Bewirtungskosten als Werbungskosten absetzen, sofern sie beruflich veranlasst sind. Je nach Art der Vergütung (erfolgsabhängig oder nicht) ist ein vollständiger oder teilweiser Abzug möglich.
Fazit
Wer Bewirtungskosten steuerlich optimal absetzen möchte, muss diese sorgfältig dokumentieren und die gesetzlichen Rahmenbedingungen beachten. Insbesondere die Abgrenzung zwischen geschäftlicher und privater Veranlassung sowie die Einhaltung der Nachweispflichten sind entscheidend.
Bei individuellen Fragen zu diesem Thema unterstützt burgenta Sie gerne persönlich. Denn dieser Beitrag kann eine auf den Einzelfall abgestimmte steuerliche Beratung nicht ersetzen.
